Notice de vie privée
Table des matières
- Introduction
- Qui est responsable du traitement de mes données personnelles ?
- Quelles sont les données personnelles que U-SMILE recueille à mon sujet ?
- Pourquoi U-SMILE utilise-t-elle mes données personnelles ?
- a) Connaître et gérer les préférences des prospects et des clients
- d) Gérer des réclamations
- e) Protéger les droits en justice de U-SMILE
- f) Sécuriser et améliorer mon utilisation de notre site https://u-smile.be/, notamment
- g) Effectuer la prise en compte de mes droits à la protection de mes données personnelles
- Comment U-SMILE obtient-elle mes données personnelles et pendant combien de temps est-ce qu’elle les conserve ?
- Avec qui est-ce U-SMILE partage mes données personnelles ?
- Quels sont mes droits face à l’utilisation de mes données personnelles par U-SMILE ?
- a) Vos droits en général
- b) Le droit d’opposition
- c) Exercice des droits
- d) Droit de réclamation auprès de l’Autorité de protection des données
- e) Protection des données personnelles en cas de décès
- Qui héberge mes données personnelles ?
- Amendement, droit applicable et juridiction compétente
1. Introduction
La réglementation en matière de vie privée et de protection des données à caractère personnel s’applique au traitement de vos données, en particulier le Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données ou « RGPD »). Conformément à cette réglementation, vous trouverez ci-dessous l’information relative aux traitements que nous effectuons dans le cadre de nos activités. Pour toute question relative à notre notice de protection de la vie privée ou pour exercer un de vos droits concernant vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par courrier recommandé à l’adresse postale mentionnée ci-dessous ou par mail à l’adresse suivante :
2. Qui est responsable du traitement de mes données personnelles ?
Les données à caractère personnel sont traitées par la S.A. U-SMILE (ci-dessous « U-Smile »), dont le siège social est établi rue Prés-Champs 25A, boîte 4, à 4671 Barchon, Belgique. Elle est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 545.805.637. U-SMILE est un agent commercial de plusieurs sociétés. Celle-ci est donc chargée de la prospection de clientèle et de la conclusion de contrats au nom et pour le compte de ces sociétés commettantes.
3. Quelles sont les données personnelles que U-SMILE recueille à mon sujet ?
Nous collectons vos données soit par le biais de cookies soit par le biais de vos contacts avec nous, notamment la signature du contrat avec l’une de nos sociétés commettantes. Pour plus d’informations sur les données collectées par cookies, vous pouvez consulter notre Politique de cookies en cliquant ici. De manière générale, les données que nous recueillons sont les suivantes :
- des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email, adresse, code postal, ville, n° de carte d’identité ou de passeport,…) ;
- les dates de vos éventuelles demandes relatives à U-SMILE ;
- votre manière d’interagir avec nous et d’utiliser notre site internet ;
- des informations de paiement et des détails de commandes ;
- vos préférences et centres d’intérêts ;
- vos questions/commentaires/communications ;
- les réclamations que vous pourriez avoir et toutes les données que vous nous adressez si nous communiquons avec vous, notamment par courrier électronique ;
- les informations personnelles que vous choisissez de donner à U-SMILE afin d’obtenir une meilleure expérience client.
4. Pourquoi U-SMILE utilise-t-elle mes données personnelles ?
Les données personnelles que vous fournissez à U-SMILE peuvent être traitées pour les finalités énumérées ci-dessous.
a) Connaître et gérer les préférences des prospects et des clients
Nous procédons à des recoupements, analyses et combinaisons de données, par exemple :
- qualification de notre base de données prospects et clients (par « qualification », nous entendons la mise à jour régulière de notre base de données) ;
- établissement de statistiques, de scores commerciaux et réalisation du reporting.
Le but de ces opérations est d’avoir une meilleure compréhension de vos souhaits et de vos besoins pour éviter dans toute la mesure du possible de vous adresser des offres inutiles ou inadaptées à votre mode de vie et, de manière générale, éviter de vous déranger. Ces opérations nous permettent de :
- personnaliser notre communication pour effectuer des opérations marketing, de promotion de marques, de prospection, vous faire des offres et vous adresser des messages relationnels personnalisés et, de manière générale, assurer votre suivi et vous traiter de manière personnelle ;
- développer, tester, adapter et améliorer nos produits et services, notamment en réalisant des sondages et des recherches, et en testant et en dépannant les nouveaux produits, services et les nouvelles fonctionnalités, ce qui nous permet de répondre au mieux à vos demandes et celles de notre clientèle en général ;
- optimaliser les services que nous offrons en nous aidant à prévoir et anticiper les besoins et comportements futurs de nos prospects et clients.
- Communiquer avec les prospects et les clients en dehors de relations contractuelles ou de demandes de mesures précontractuelles
Le traitement de vos données à caractère personnel nous permet de communiquer avec vous, notamment pour :
- gérer vos demandes effectuées par courrier ou sur https://u-smile.be/ (demandes d’explications relatives à U-SMILE, d’informations,…) et répondre auxdites demandes ;
- répondre de manière plus générale à vos demandes d’informations ou autres nous parvenant par d’autres canaux (par ex. : appel téléphonique d’une personne concernée) ;
- vous informer au sujet de notre entreprise, notamment de tout nouveau service ou produit, vous adresser nos newsletters, nos promotions, nos offres, notamment par courrier électronique ou vous contacter par téléphone ou sur les réseaux sociaux (sauf naturellement si vous n’avez pas accepté d’être contacté par voie électronique) ;
- effectuer la gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions et enquêtes de satisfaction.
- Gérer la relation contractuelle et tout ce qu’elle implique, notamment
Nous traitons vos données dans le cadre des relations précontractuelles et contractuelles, ce qui comprend entre autres :
- répondre à vos demandes de mesures précontractuelles (par ex. : demande de renseignements ou d’offres) ;
- exécuter les contrats conclus, notamment en transmettant les contrats et toutes les informations utiles aux fournisseurs de services choisis par le client afin qu’il puisse exécuter le/les service(s) ;
- communiquer dans le cadre des demandes de mesures précontractuelles ou des contrats conclus ;
- gérer la facturation.
d) Gérer des réclamations
Le traitement de vos données personnelles nous permet de gérer toute éventuelle réclamation que vous auriez à nous communiquer.
e) Protéger les droits en justice de U-SMILE
U-SMILE peut être amenée à traiter vos données afin de faire valoir ou défendre ses droits en justice.
f) Sécuriser et améliorer mon utilisation de notre site https://u-smile.be/, notamment
Nous traitons vos données aux fins suivantes :
- amélioration de la navigation, notamment en adaptant les parcours et contenus proposés aux internautes ;
- mise en œuvre de la sécurité.
U-SMILE met en place et actualise en permanence les mesures administratives, techniques et physiques en matière de sécurité pour protéger vos informations contre les accès, pertes, destructions ou altérations non autorisés. Certaines des mesures de protection que nous utilisons pour protéger vos informations sont des pares-feux et le cryptage des données, ainsi que des contrôles d’accès aux informations. U-SMILE supprime par ailleurs régulièrement les données collectées qui ne sont plus utiles pour atteindre les finalités définies dans la présente notice.
g) Effectuer la prise en compte de mes droits à la protection de mes données personnelles
Comme indiqué en détail plus loin (v. rubrique « Vos droits » ci-dessous), la protection de vos données personnelles est une valeur importante de U-SMILE. Nous traitons donc vos données également pour vous permettre d’exercer vos droits à notre égard.
- Respecter la législation applicable, notamment en ce qui concerne la prévention de la fraude
U-SMILE peut traiter vos données personnelles à des fins de prévention des fraudes, d’évaluation des risques, de respect des règlements, d’enquête, de développement de produits, de recherche, d’analyse et d’assistance des prospects et des clients. U-SMILE utilise dans la mesure du possible des méthodes automatisées. Toutefois, il se peut que U-SMILE ait besoin de revoir manuellement certaines communications, dans le cadre d’enquêtes sur les fraudes, par exemple.
5. Comment U-SMILE obtient-elle mes données personnelles et pendant combien de temps est-ce qu’elle les conserve ?
U-SMILE assure que le traitement de vos données personnelles est organisé en toute licéité conformément à l’article 6 du RGPD. Vos données à caractère personnel sont conservées pour toute la durée nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies et en tous les cas jusqu’à l’expiration des délais légaux de conservation obligatoire, notamment en matières fiscale et comptable et jusqu’au terme du délai de prescription de la responsabilité contractuelle. Vos données seront effacées lorsque :
- elles ne seront plus nécessaires à la finalité poursuivie ; ou
- vous avez valablement exercé votre droit à l’effacement ; ou
- vous avez retiré votre consentement, lorsque le traitement a comme base de licéité ledit consentement.
Nous détaillons ci-après certains fondements particuliers et les durées de conservation des données au regard de ces fondements.
- Gérer la relation avec les prospects et les clients
- i) Communiquer avec les prospects et les clients en dehors de relations contractuelles ou de demandes de mesures précontractuelles :
L’envoi de la newsletter électronique et de tout courrier électronique ou appel téléphonique promotionnel se fait sur la base du consentement de la personne concernée, celle-ci pouvant retirer son consentement à tout moment par simple demande à l’adresse électronique info@u-smile.be ou à à l’adresse postale suivante : S.A. U-SMILE, rue Prés-Champs 25A, boîte 4, à 4671 Blégny, Belgique. La demande doit préciser qu’il s’agit d’une demande concernant U-SMILE. Cette dernière se réserve le droit de vérifier l’identité du demandeur afin de protéger la personne concernée. Le retrait du consentement peut également s’opérer directement en cliquant sur le lien prévu à cet égard dans chaque courrier électronique promotionnel de U-SMILE. Les formes de prospection non-digitales (par ex. : envoi de courriers postaux) reposent sur les intérêts légitimes de U-SMILE, qui consistent à pouvoir librement promouvoir ses produits et services auprès du public ; la personne concernée peut toutefois s’opposer au traitement de ses données sur cette base si ses intérêts où libertés et droits fondamentaux prévalent sur lesdits intérêts légitimes de U-SMILE. Les données utilisées à ces fins de prospections sont conservées pendant une durée de 18 mois à dater du dernier contact avec la personne, en ce compris un clic par la personne sur un lien hypertexte relatif à une action de U-SMILE.
- ii) Gérer la relation contractuelle et tout ce qu’elle implique, notamment :
Le traitement des données personnelles est ici nécessaire à la bonne exécution du contrat auquel vous êtes partie ou bien le traitement est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (par ex. : demande d’offre en bonne et due forme). Les données sont conservées pendant la durée de la relation précontractuelle et/ou contractuelle et au plus tard jusqu’à la fin du contrat, sans préjudice toutefois des autres fondements qui permettraient ou obligeraient U-SMILE à conserver les données concernées pendant une plus longue durée.
- iii) Gérer les réclamations
Le traitement de vos données en cas de réclamation peut être nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou bien être nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande. Les données sont conservées pendant la durée de la relation précontractuelle et/ou contractuelle et jusqu’à l’expiration des obligations légales de U-SMILE. En dehors des deux cas précités, le traitement de vos données en cas de réclamation est fondé sur les intérêts légitimes de U-SMILE, qui consistent à pouvoir donner la meilleure suite possible à votre réclamation et éviter qu’elle se reproduise. Cela peut, notamment consister à prendre les mesures adéquates envers ceux qui, en son sein, auraient commis une erreur, à améliorer des procédures internes et, de manière générale, à améliorer son service. Vous pouvez toutefois vous opposer au traitement de vos données sur cette base si vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux prévalent sur lesdits intérêts légitimes de U-SMILE. Les données utilisées aux fins mentionnées à l’alinéa précédent sont conservées pendant une durée de 18 mois à dater du dernier contact avec vous.
- Protéger les droits en justice de U-SMILE
U-SMILE peut traiter vos données lorsque ce traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice, en ce compris la justice administrative. Les données traitées dans ce cadre sont conservées le temps nécessaire à mener le litige à son terme définitif et dans le respect des obligations légales, notamment en matière d’archivage et de comptabilité, qui peuvent prescrire un délai plus long pour tout ou partie des données conservées.
- Sécuriser et améliorer mon utilisation de https://u-smile.be/
Le traitement de vos données en vue de sécuriser et d’améliorer le site https://u-smile.be/ est fondé sur les intérêts légitimes de U-SMILE, qui consistent notamment à pouvoir protéger au mieux ses visiteurs, son entreprise et à promouvoir ses services et son image sur internet. Vous pouvez toutefois vous opposer au traitement de vos données sur cette base si vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux prévalent sur lesdits intérêts légitimes de U-SMILE. Ces données sont conservées pendant une durée d’un an à compter de leur collecte. Le cas échéant, veuillez noter que la réglementation en vigueur peut imposer le traitement de vos données personnelles de navigation par U-SMILE, notamment à des fins d’enquêtes, et pendant des durées plus longues que celles indiquées au troisième alinéa.
- La prise en compte de mes droits sur mes données personnelles
Les intérêts légitimes de U-SMILE commandent la prise en compte et la défense de vos données personnelles. Cette prise en compte et cette protection est en outre une obligation légale, reposant notamment sur le RGPD. Ce traitement, inséparable des finalités énumérées ci-dessus, cesse en même temps qu’elles.
- Respecter la législation applicable, notamment en ce qui concerne la prévention de la fraude
Les intérêts légitimes de U-SMILE à assurer la conformité aux lois applicables, à prévenir la fraude commandent également le traitement de vos données personnelles.
6. Avec qui est-ce U-SMILE partage mes données personnelles ?
U-SMILE communique des données à des tiers uniquement pour atteindre les objectifs indiqués dans le point précédent. Lorsque cela s’avère nécessaire à ces fins, U-SMILE pourra communiquer vos données aux tiers suivants :
- Les sociétés des groupes pour lesquels nous distribuons les produits (nos commettants) et avec lesquels vous avez contracté ;
- les organismes bancaires ;
- les administrations fiscales et sociales ;
- nos avocats en cas de litige(s) ;
- les autorités pénales et judiciaires ;
- les commissaires aux comptes.
Le partage de vos données personnelles se fait toujours dans le plus grand respect de la confidentialité et nous veillons à ce que nos partenaires respectent les obligations imposées par le RGPD.
7. Quels sont mes droits face à l’utilisation de mes données personnelles par U-SMILE ?
a) Vos droits en général
Vous disposez, dans les conditions définies par les réglementations applicables, et notamment le RGPD :
- du droit de retirer à tout moment votre consentement aux parties du traitement mis en œuvre par U-SMILE fondées sur ledit consentement ;
- du droit d'obtenir de U-SMILE la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel ainsi qu’à plusieurs informations sur les traitements (finalités du traitement, catégories de données à caractère personnel concernées, destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée, etc.) ;
- du droit d'obtenir de U-SMILE, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ;
- du droit d'obtenir de U-SMILE l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant ;
- du droit d'obtenir de U-SMILE la limitation du traitement ;
- du droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à U-SMILE, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible, et du droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que U-SMILE y fasse obstacle ;
- du droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
b) Le droit d’opposition
Vous avez également :
- le droit d’obtenir à tout moment de U-SMILE, pour des raisons tenant à votre situation particulière, qu’elle ne procède plus au traitement des données à caractère personnel vous concernant lorsque ce traitement, en ce compris un profilage, est fondé sur ses intérêts légitimes ;
- le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à des fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.
c) Exercice des droits
Sous réserve de justifier de votre identité, vous pouvez exercer gratuitement les droits décrits ci-dessus en écrivant à U-SMILE à l’adresse électronique suivante : ou à l’adresse postale suivante : S.A. U-SMILE, rue Prés-Champs 25A, boîte 4, à 4671 Blégny, Belgique. En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, U-SMILE peut :
- exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communication ou prendre les mesures demandées ; ou
- refuser de donner suite à ces demandes.
Il incombe à U-SMILE de démontrer le caractère manifestement infondé ou excessif de la demande.
d) Droit de réclamation auprès de l’Autorité de protection des données
Vous pouvez également vous adresser à l’Autorité de Protection des Données (APD) si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos données personnelles par U-SMILE . Tous les renseignements à ce sujet figurent sur le site de l’APD :
- autoriteprotectiondonnees.be/ (FR);
- gegevensbeschermingsautoriteit.be/ (NL);
- dataprotectionauthority.be (EN);
- datenschutzbehorde.be/ (DE).
e) Protection des données personnelles en cas de décès
Vous pouvez définir, modifier et révoquer à tout moment des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès. Vous avez ainsi le droit de désigner un tiers auquel les données vous concernant pourront être communiquées après votre décès. Vous vous engagez alors à informer ce tiers de votre démarche. Pour mettre en œuvre ce droit, vous pouvez écrire à U-SMILE à l’adresse info@u-smile.be.
8. Qui héberge mes données personnelles ?
Vos données personnelles sont hébergées par U-SMILE, qui peut elle-même faire appel à un sous-traitant qualifié possédant des serveurs situés hors et sur le territoire de l’Espace Economique Européen (EEE). U-SMILE emploie le service ODOO. Ces solutions d’hébergement proposent une sécurisation permettant de garantir la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données. Le sous-traitant choisi s’engage également, dans les mêmes conditions, à effectuer ou faire effectuer une sauvegarde de vos données dans des conditions permettant d’en garantir la sécurité et l’intégrité, et de les préserver de sinistres éventuels survenus sur les serveurs. Le cas échéant, notre sous-traitant en matière d’hébergement prévoit aussi des garanties appropriées en ce qui concerne le transfert de données hors EEE, conformément à l’article 46 du RGPD.
9. Amendement, droit applicable et juridiction compétente
U-SMILE se réserve le droit de modifier sa notice à tout moment afin de se conformer aux lois applicables. La version de la notice applicable est celle qui est en vigueur sur le site internet de U-SMILE : https://u-smile.be/. Nous vous conseillons, par conséquent, de consulter régulièrement la notice en vigueur sur notre site. La validité, l’interprétation et/ou l’exécution de la notice sont soumises au droit belge et au droit applicable de l’Union européenne. En cas de litige relatif à la validité, l’interprétation et/ou l’exécution de la notice, sous réserve de l’article 211, 3°, alinéa 2 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, les cours et tribunaux de l’arrondissement de Liège sont exclusivement compétents.
